Világosan látszik, hogy a papír alapú iktatás helyét rohamosan átveszi az
elektronikus dokumentumkezelés. A váltás eredményezte idő- és
költséghatékonyságot számos sikeres bevezetés bizonyítja. Mivel a
dokumentumkezelés része a számlázás is, az elektronikus számlakibocsájtásra is
vonatkozik a költséghatékonyság és átláthatóság követelménye.
Cél az egyszerűsítés
A 2013. január 1-jével életbe lépett új adótörvény az e-számlázás
tekintetében jelentős mértékben túllép a 2007-es áfa-törvény előírásain. Az új
irányelv egyik alapvető célja a számlázással kapcsolatos szabályok
egyszerűsítése. Kiemelt cél az is, hogy megszűnjön a papír alapú és
elektronikus számlák közötti különbség, s könnyebb legyen az e-számlák
használatára való átállás. Jó volna az is, ha 2020-ra 20 százalékosra emelkedne
az e-számla elterjedtsége.
A módosítások teljes mértékben megfelelnek a vonatkozó uniós előírásoknak.
Így azok a cégvezetők, akik eddig vonakodtak bevezetni az e-számlázást, most
egyszerre takaríthatnak meg pénzt – nem utolsósorban a papíron, a nyomtatási
költségeken és a postázáson spórolhatnak – és tehetnek eleget az EU
irányelveinek. Csökken a fizetési határidő is, valamint megszűnnek az
adatrögzítésből adódó problémák. Nem beszélve a megnövekedett
versenyképességről a továbbra is papír alapon számlázókkal szemben.
Régen szabály volt, ma lehetőség
A korábbi szabályozás nem határozta meg az elektronikus számla fogalmát. De
nem is volt rá szükség, mivel a vonatkozó irányelv szigorúan meghatározta a
kibocsátás módját. Itt a két kulcskifejezés az eredet hitelessége és a tartalom
sértetlensége volt. Ezt a kibocsátó vagy fokozott biztonságú (pki alapú)
elektronikus aláírással vagy biztonságos elektronikus adatcsere (edi) alkalmazásával
garantálta. Mivel mindkettőt bonyolult létrehozni, s ráadásul drága is, nem
csoda, ha a kis- és közepes vállalatok nem kaptak rá az e-számlázásra.
2013-tól a fent meghatározott kibocsátási mód viszont pusztán lehetőségként
marad meg a közösségi jogban. Ettől kezdve az a bizonylat minősül elektronikus
számlának, amely tartalmazza az áfa-törvényben kötelezően előírt tartalmi
elemeket, és amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az
elektronikus számlázás alkalmazásának azonban továbbra is feltétele, hogy a
számlát befogadó cég vagy személy abba beleegyezzen. Érthető, mert a számla
befogadásának vannak technikai feltételei.
|
A lábnyom
|
|
Egy tanulmány
szerint ha a papír alapú számlákat elektronikus számlákkal helyettesítenék,
akkor éves szinten 39–41 ezer tonna széndioxid nem kerülne a levegőbe.
Ezenfelül pedig középtávon 18 milliárd euróval csökkentené a vállalkozások
adminisztratív terheit.
|
|
Formátumkavalkád
E meghatározás alapján tehát az elektronikus számla formátuma felszabadul.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a pki és edi alapú számlázás mellett
megjelenhet minden olyan elektronikus számlázási rendszer, amely biztosítani
képes a számlákkal összefüggésben támasztott egyéb követelményeket. Számlának
minősülhet egy egyszerű pdf vagy Excel-állomány, de akár egy e-mail is. Ez a
korábbi, szigorú műszaki feltételeket támasztó szabályozáshoz képest jelentős
könnyítésnek minősül.
A számlák kibocsátásának könnyítése mellett azonban a cégvezetőknek több
mint ajánlott figyelembe venniük, hogy továbbra is kötelező 8 évig megőrizni a
számlákat. S ezen időszak alatt biztosítani kell a számla
– eredetének hitelességét (az eladó és a számlában ekként feltüntetett
személy azonos);
– adattartalmának sértetlenségét (a számla tartalmát nem változtatták meg)
és
– olvashatóságát (a számla az ember számára olvasható).
Egyet azonban nem szabad elfelejteni: az, hogy az elektronikus számlázás
egyenértékű a papír alapú számlázással, a vállalkozások számára (egyelőre) nem
lesz kizárólagosan kötelező.
